РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации г. Улан-Удэ от 22.10.2003 № 1400-р
"ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ "О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ БД ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено
АДМИНИСТРАЦИЯ Г. УЛАН-УДЭ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 октября 2003 г. № 1400-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ "О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ
ЭЛЕКТРОННОЙ БД ОТЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
В соответствии с распоряжением Администрации г. Улан-Удэ от 03.12.2002 № 1652-р и по результатам опытной эксплуатации программного обеспечения по формированию электронной базы данных (БД) отчетных документов структурными подразделениями Администрации города:
1. Утвердить Положение "О порядке формирования электронной БД отчетных документов" (приложение).
2. Ввести в эксплуатацию программное обеспечение для работы с БД отчетных документов.
3. Руководителям структурных подразделений Администрации г. Улан-Удэ обеспечить регламент работы по наполнению БД согласно положению (приложение).
4. Контроль за исполнением данного распоряжения возлагаю на себя.
И.о. Мэра города
М.М.ЕГОРОВ
Приложение
к Распоряжению
Администрации г. Улан-Удэ
от 22.10.2003 № 1400
ПОЛОЖЕНИЕ
"О ПОРЯДКЕ ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ ОТЧЕТНЫХ
ДОКУМЕНТОВ"
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение разработано на основании распоряжения Администрации г. Улан-Удэ от 03.12.2002 № 1652-р и регламентирует порядок регистрации, формирования, сбора, хранения и совместного использования электронной базы данных отчетных документов различных Учреждений.
1.2. Термины и определения, используемые в положении:
- "Учреждение" - структурное подразделение Администрации г. Улан-Удэ или подведомственное данному подразделению управление, муниципальное предприятие или учреждение;
- "Документ" - электронная версия регламентированного отчета Учреждения за определенный период, выполненная на персональном компьютере с помощью различного прикладного программного обеспечения (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point и др.);
- "Исполнитель" - специалист Учреждения, назначенный распоряжением руководителя ответственным за формирование документа в электронном виде и внесение данного документа в базу данных;
- "Пользователь" - специалист структурного подразделения Администрации или подведомственного учреждения, имеющий доступ к работе с программой;
- "Программа" - программное обеспечение, предназначенное для работы с базой данных отчетных документов. Работает в режиме клиент-сервер под управлением СУБД SQL. Реализована в сетевом исполнении и позволяет установить клиентскую часть на персональный компьютер, находящийся в составе ЛВС и отвечающий техническим требованиям для работы с данной программой;
- "База данных (БД)" - совокупность организованных, взаимосвязанных данных на электронных носителях;
- "ПК" - персональный компьютер.
1.3. При работе с БД документов руководствоваться "Положением о муниципальных базах данных", утвержденным постановлением мэра г. Улан-Удэ от 22.06.2001 № 273.
1.4. Правила работы с программой изложены в руководстве пользователя (приложение № 1).
1.5. Программа предназначена для:
- формирования электронной БД (архива) отчетных документов, представляемых различными учреждениями;
- получения оперативной информации руководителями высшего и среднего звена для принятия управленческих решений;
- получения оперативной информации специалистами учреждений для исполнения функциональных обязанностей;
- сокращения объема бумажных документов;
- сокращения времени доставки документа до руководителя и других специалистов.
2. Порядок регистрации
2.1. Распоряжением руководителя по каждому Учреждению утверждается перечень регламентированных документов по форме (приложение № 2), предназначенных к размещению в БД.
2.2. При составлении перечня руководствоваться следующими принципами отбора документов:
- документы должны отражать количественные и качественные показатели работы учреждения за отчетный период;
- документы должны содержать информационно-справочные и оперативные данные за отчетный период;
- документы должны содержать различного рода информацию, помогающую руководителю в принятии управленческих решений;
- перечень документов формируется из числа существующих регламентированных отчетов, представляемых в различные учреждения по ранее утвержденной форме (кроме отчетов для служебного пользования).
2.3. Данный перечень согласовывается с вышестоящим руководителем, Комитетом по экономике Администрации г. Улан-Удэ и утверждается первым заместителем мэра.
2.4. Копия утвержденного перечня (по форме приложения № 2) представляется Администратору БД (кабинет 57 здания Администрации города).
2.5. На основании данного перечня Администратор БД регистрирует в программе:
- учреждение;
- руководителя данного учреждения (его заместителей);
- одного или нескольких Исполнителей;
- производит настройку ПК у зарегистрированных пользователей.
2.6. После регистрации и настройки ПК Руководитель и Исполнители получают доступ для самостоятельной работы с программой.
2.7. По решению руководителя в БД могут вноситься и другие документы, не указанные в перечне (приложение № 2).
3. Право доступа к документам
3.1. Право внесения документа в БД имеет Исполнитель, уполномоченный на это распоряжением Руководителя учреждения.
3.2. При внесении документа Исполнитель указывает перечень лиц, имеющих право на просмотр данного документа. Правом просмотра в обязательном порядке наделяются следующие лица:
- мэр города, первый заместитель мэра;
- руководитель вышестоящего звена;
- руководитель учреждения и его заместители, в котором работает Исполнитель;
- непосредственный начальник Исполнителя.
Корректировка списка лиц, имеющих право на просмотр документа, осуществляется Исполнителем по мере необходимости и по согласованию с руководителем Учреждения.
3.3. Правом просмотра документов, предназначенных для широкого круга лиц, Исполнитель наделяет всех пользователей БД.
3.4. Правила по назначению прав доступа изложены в руководстве пользователя (приложение № 1).
4. Ответственность
4.1. Руководитель Учреждения и Исполнитель несут ответственность за:
- своевременное представление документов в базу данных;
- достоверность сведений, представленных в электронном виде;
- корректность представления данных (правильность оформления документа).
4.2. Непредставление, а также несвоевременное представление документов в базу данных является невыполнением качественных и количественных показателей работы Учреждения.
5. Контроль за представлением документов
5.1. Контроль за представлением документов в БД осуществляет Администратор БД.
5.2. Администратор БД на основании утвержденного перечня (приложение 2) 30 числа каждого месяца представляет в Контрольное управление справку о представленных в БД документах с разбивкой по каждому учреждению. В справке отражаются только документы, утвержденные перечнем (приложение № 2).
6. Порядок изменения утвержденного перечня
6.1. В случаях удаления документа из регламентированного перечня (приложение № 2) или внесения нового документа в перечень Администратору БД направляется заявка (письмо) за подписью руководителя, с просьбой исключить или добавить документ. В этом случае Администратор БД произведет уточнение перечня по данному Учреждению.
7. Порядок изменения зарегистрированных пользователей
7.1. Изменение списка зарегистрированных Исполнителей осуществляется Администратором БД на основании заявки руководителя Учреждения.
8. Настройка ПК на работу с программой
8.1. Настройка ПК для работы с программой осуществляется Администратором БД на основании заявки руководителя Учреждения с указанием месторасположения ПК и Ф.И.О. Исполнителя.
8.2. Настройка ПК, находящегося вне здания Администрации города, но связанного с ЛВС Администрации высокоскоростным каналом (скорость передачи более 1 Мбит\сек.) производится в режиме удаленного доступа.
8.3. Для Исполнителей, ПК которых находятся вне здания Администрации города и эти здания не имеют высокоскоростного канала связи (скорость передачи менее 1 Мбит\сек), предоставляется рабочее место в здании Администрации.
9. Сроки представления документов
9.1. Документы БД имеют следующую периодичность представления: годовая, квартальная, месячная, еженедельная, ежедневная, разовая (по запросу).
9.2. Сроки представления документов в базу данных регламентируются:
- установленными сроками представления отчетов на бумажных носителях;
- сроками, установленными вышестоящим руководителем;
- в случае если срок представления не указан, руководствоваться сроками представления документов согласно нижеприведенной таблице:
----------------------------T------------------------------------¬
¦Периодичность представления¦ Срок представления ¦
¦ документа ¦ ¦
+---------------------------+------------------------------------+
¦Годовая ¦до 25 числа, после отчетного периода¦
+---------------------------+------------------------------------+
¦Квартальная ¦до 25 числа, после отчетного периода¦
+---------------------------+------------------------------------+
¦Месячная ¦до 20 числа, после отчетного периода¦
+---------------------------+------------------------------------+
¦Еженедельная ¦до 17.00 каждого понедельника ¦
+---------------------------+------------------------------------+
¦Ежедневная ¦до 10.00 следующего дня ¦
+---------------------------+------------------------------------+
¦Разовая ¦на дату запроса ¦
L---------------------------+-------------------------------------
9.3. Ответственность за соблюдение установленных сроков внесения документов в БД возлагается на Исполнителя.
10. Порядок регламентных работ
10.1. По обслуживанию БД отчетных документов Администратор БД проводит следующие регламентные работы:
- корректировка справочников;
- чистка БД (удаление некорректных записей);
- подготовка ежемесячной справки о представленных документах.
10.2. Регламентные работы проводятся в монопольном режиме. На время их проведения доступ пользователей к БД закрыт.
10.3. Для проведения регламентных работ устанавливается время с 12.00 до 13.00 ежедневно и с 16.30 до 17.30 каждую среду.
11. Сохранность данных
11.1. Все документы, находящиеся в базе данных, размещаются на файловом сервере Администрации города. Администратором БД ежедневно осуществляется резервное копирование этой базы.
11.2. Администратор БД несет ответственность за работу программы и сохранность данных. В случае потери данных Администратор БД производит восстановление информации с резервных копий.
11.3. Право изменения документа, его реквизитов, а также удаления документа из БД имеет только Исполнитель.
Всем другим пользователям открыт доступ только на чтение (без права изменения просматриваемого документа).
12. Требования к программе и ПК
12.1. Для функциональной работы программы необходимо:
- наличие выделенного файлового сервера;
- установка сетевой версии программного продукта 1С Бухгалтерия на сервер и клиентские места (персональные компьютеры);
- установка программного обеспечения SQL Server на сервер и клиентские места (персональные компьютеры);
- ПК, подключенный к ЛВС и файловому серверу.
12.2. Требования к техническим характеристикам ПК, на который устанавливается клиентская часть программы, следующие:
- процессор - 566 Гц и выше
- ОЗУ - 64 Мб и выше
- НDD - 5 Гбт и выше.
Заместитель мэра -
руководитель аппарата
Администрации г. Улан-Удэ
В.И.МАРФИН
Приложение № 1
к Положению Распоряжения
Администрации г. Улан-Удэ
от 22.10.2003 № 1400
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
Приложение № 1 не приводится.
Приложение № 2
к Положению Распоряжения
Администрации г. Улан-Удэ
от 22.10.2003 № 1400
Утверждаю:
1 заместитель мэра
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ В ЭЛЕКТРОННУЮ БАЗУ ДАННЫХ
