О РЕГЛАМЕНТЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ
ПРЕЗИДЕНТА И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ
В целях оперативного и качественного исполнения документов в Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия:
1. Утвердить прилагаемый Регламент работы с документами в Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия.
2. Обязать Аппарат Президента и Правительства Республики Бурятия в своей работе обеспечивать неукоснительное соблюдение Регламента.
Президент Республики Бурятия
Л.В.ПОТАПОВ
г. Улан-Удэ, Дом Правительства
17 октября 1994 года
№ 82-РП
Утверждено
Распоряжением Президента
Республики Бурятия
от 17.10.94 № 82-РП
РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АППАРАТЕ ПРЕЗИДЕНТА
И ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ
I. Общие положения
Настоящий Регламент определяет порядок работы с документами в Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия, содержит основные правила обращения с секретными материалами, выполнения машинописных и множительных работ, использования в делопроизводстве средств компьютерной техники.
Организация делопроизводства в Аппарате Президента и Правительства возлагается на общий отдел, по вопросам мобилизационной работы - на Второй отдел.
Общий отдел совместно с другими подразделениями Аппарата разрабатывает и осуществляет меры по совершенствованию делопроизводства, применению современных средств техники в его организации.
Ответственность за организацию учета, сохранности, своевременного прохождения всех документов в Аппарате Президента и Правительства возлагается на начальника общего отдела, в комитетах и отделах - на председателей комитетов и заведующих отделами.
Порядок работы с указами, постановлениями и распоряжениями Президента и Правительства и порядок работы с письменными и устными обращениями граждан определены Регламентом Правительства Республики Бурятия и распоряжением Президента.
II. Порядок учета, рассмотрения,
оформления и хранения документов
В Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия вся корреспонденция принимается, учитывается и отправляется через общий отдел.
При приеме корреспонденции проверяется целостность пакетов, соответствие учетных номеров на них номерам поступивших документов. О повреждениях пакета или оттисков печати составляется акт в трех экземплярах в присутствии лица, доставившего пакет. Первый экземпляр посылается отправителю, второй - фельдъегерской службе или специальной связи, третий - остается в общем отделе. О расхождении учетных номеров, указанных на пакете, с номерами вложенных документов извещается отправитель.
Поступившие документы регистрируются в компьютере.
На первой странице документов в правом нижнем углу свободного от текста поля ставится регистрационный штамп, в котором указывается очередной входящий номер в пределах календарного года. Документы передаются отделам и исполнителям под расписку.
Газеты, журналы, брошюры, книги, плакаты, извещения, сводки, пригласительные билеты и другая аналогичная корреспонденция передается адресатам без регистрации.
Пакеты с пометкой "Лично", поступившие из других республик и иностранных государств, вручаются адресату без вскрытия по разносной книге. Получатель такого пакета сам определяет порядок работы с документом.
Наградные материалы учитываются в компьютере и передаются в сектор наград по разносной книге.
Документы, адресованные Президенту и Правительству, как правило, подписываются руководителями предприятий, организаций и учреждений.
После регистрации, в зависимости от содержания, документы докладываются Президенту, заместителям Председателя Правительства, начальникам управлений или направляются непосредственно в отделы.
Если резолюция Президента предписывает одному отделу исполнение, а другим - ознакомление, то общий отдел вручает данный документ исполнителю. После ознакомления других лиц, указанных в резолюции, документ передается в дело общего отдела.
Исходящие документы или сопроводительные письма к ним печатаются на бланках установленного образца, учет расходования которых ведется в машбюро.
При подготовке совместных с другими организациями документов, а также в переписке с иностранными корреспондентами бланки Президента и Правительства не используются.
Документы должны излагаться четко, последовательно, кратко и должны иметь заголовок, дату, подпись с ее расшифровкой, включающей наименование должности лица, подписавшего документ, его фамилию и инициалы. К документам объемом не более одной страницы заголовок не составляется.
В текстах документов при первичном упоминании употребляются полные официальные наименования предприятий, организаций и учреждений, в последующем они могут использоваться в сокращенном виде.
Исходящие документы печатаются, как правило, в двух экземплярах, оба экземпляра подписываются. Первые экземпляры направляются адресатам, а вторые с визами исполнителей подшиваются в дело.
На отправляемом документе и его копии проставляются исходящий номер, дата, гриф секретности. Гриф секретности определяется исполнителями совместно с заведующим отделом. При ответах на запросы под исходящим номером указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Если документ печатается не на бланке, то его дата, исходящий номер проставляются ниже подписи в левом углу. Подпись заверяется печатью.
При направлении документа в дополнение к ранее посланному указываются также номер и дата первого документа.
Если документ подлежит возврату, то на первой странице документа проставляется штамп "Подлежит возврату" и в сопроводительном письме указывается срок возврата.
Если документ отправляется с приложением, то в конце его текста делается запись: приложение на.... листах. Приложения визируются председателем комитета или заведующим отделом и при необходимости нумеруются.
Документы, направляемые в адрес Президентов и Правительств республик, глав администраций краев и областей, подписываются только Президентом Республики Бурятия, а в его отсутствие - Первым заместителем Председателя Правительства.
В случаях, когда Президент Республики Бурятия подписывает документы как Председатель Правительства, они должны печататься на бланках Правительства Республики Бурятия.
Документы за подписью Управляющего Делами и его заместителей печатаются на бланках Управляющего Делами.
Документы, подписанные председателями комитетов, начальниками управлений и отделов, печатаются на бланках Аппарата Президента и Правительства.
Документы, направляемые от имени заместителей Председателя Правительства Республики Бурятия, подписываются их руководителями и печатаются на бланках Правительства.
Вся исходящая корреспонденция сдается для отправки в общий отдел до 14 часов. Отправка срочной корреспонденции после 14 часов производится с разрешения заведующего общим отделом.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не разрешается.
На пакете указываются номера вложенных документов.
Несекретные документы могут пересылаться почтовыми отправлениями по описи. По городу Улан-Удэ корреспонденция может доставляться нарочным под расписку в разносной книге, в которой указываются наименование отправлений и адресатов, исходящие номера документов, даты их вручения и фамилии лиц, принявших корреспонденцию. Реестры и разносные книги хранятся не менее года, после этого срока они уничтожаются.
III. Порядок работы с документами в комитетах и
отделах Аппарата Президента и Правительства
Ответственность за учет, сохранность и своевременное прохождение документов в комитетах и отделах возлагается на председателей комитетов и заведующих отделами.
В каждом подразделении делопроизводство ведется одним из работников, назначенным руководителем на этот участок работы, в дополнение к своей основной деятельности.
Он ведет учет документов, контролирует их прохождение, а также следит за сроками исполнения документов и писем граждан.
Получение входящей и отправка исходящей, а также передача из отдела в отдел всей корреспонденции осуществляется только через общий отдел.
В отделах поступившие документы учитываются в журналах.
Выдача документов работникам отделов на исполнение или ознакомление производится под роспись в карточке или журнале учета.
На документах с поручениями Президента, руководителя Аппарата, а также требующих решения или ответа, ставится штамп "Контроль" и "Подлежит возврату".
О выполнении поручений Президента, заместителей Председателя Правительства исполнители в установленный срок представляют письменную информацию или докладывают устно.
На документах информационного характера ставится подпись ознакомившегося и дата. Отметка об ознакомлении с документом производится на последней странице на свободном от текста листе.
Все исполненные несекретные документы, списанные "в дело", возвращаются работнику отдела, отвечающему за делопроизводство, для формирования текущего архива согласно номенклатуре дел. Работник, отвечающий за делопроизводство, делает отметку о возврате документа в компьютере.
По окончании календарного года исполненные и сформированные в дела документы сдаются подразделениями Аппарата в общий отдел, где образуется текущий архив Президента и Правительства.
О состоянии рассмотрения документов работники, ответственные за делопроизводство в отделах, ежемесячно информируют заведующих отделами, председателей комитетов.
Документы финансово - хозяйственной деятельности обрабатываются и хранятся в бухгалтерии. По истечении 3 лет документы, подлежащие постоянному хранению, включаются в единую опись и сдаются в текущий архив.
Все возникающие в отделах вопросы по делопроизводству и работе с секретными документами решаются в общем и Втором отделах.
Общий отдел руководит организацией делопроизводства в подразделениях Аппарата Президента и Правительства, периодически проверяет ведение делопроизводства, состояние хранения документов и проводит их сверку в комитетах и отделах.
Документы, не подлежащие сдаче в архив по истечении 3 лет, по согласованию с экспертно - проверочной комиссией (ЭПК) Комитета по делам архивов уничтожаются в комитетах и отделах работниками, ведущими делопроизводство, о чем составляется акт с указанием в нем наименования каждого дела и количества листов.
IV. Формирование дел, хранение их в текущих архивах,
подготовка документов для сдачи в архив
Специалистом архива совместно с отделами ежегодно составляется сводная номенклатура дел Аппарата Президента и Правительства Республики Бурятия. Номенклатура дел учитывает всю документацию, образующуюся в результате деятельности аппарата. Сводная номенклатура дел состоит из разделов, каждый из которых включает перечень дел комитетов и отделов. В каждом разделе сводной номенклатуры указываются заголовки дел, подлежащих и не подлежащих хранению в архиве.
Заголовок дела в краткой форме отражает содержание документов, помещенных в дело. Дело имеет индекс, который состоит из индекса отдела и порядкового номера дела внутри раздела.
Номенклатура дел Аппарата Президента и Правительства разрабатывается ежегодно и утверждается Управляющим Делами и вводится в действие с 1 января каждого года. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Комитета по делам архивов один раз в 5 лет.
В отделах документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.
При формировании дел:
а) документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;
б) проверяется правильность отнесения документа в данное дело, а также наличие на документах номеров, подписей, виз, дат, справок об исполнении и т.д. Лишние экземпляры, копии, черновики изымаются и уничтожаются;
в) устанавливается последовательность расположения документов внутри дела по тематике и хронологии. Не допускается разобщенность документов в деле по одному вопросу;
г) на обложке дела указывается: Аппарат Президента и Правительства Республики Бурятия, название отдела, индекс дела и его заголовок, дата начала дела и его окончания, количество листов. Если дело состоит из нескольких томов, то всем томам дается общий заголовок и каждому присваивается порядковый номер.
Объем тома не должен превышать 150 листов.
В отделах дела хранятся в шкафах. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, а на корешках обложек указаны обозначения дел.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению для подготовки их к передаче в текущий архив. По истечении пяти лет документы, подлежащие постоянному хранению, включаются в единую опись и сдаются в госархив.
Выдача документов из текущего архива производится по запросам комитетов и отделов. Документы выдаются под расписку в журнале и подлежат возврату в установленные сроки.
Изымать документы постоянного хранения из архивных дел запрещается.
V. Организация исполнения и контроля
за исполнением документов
В Аппарате Президента и Правительства Республики Бурятия контролю подлежат документы, требующие решения или ответа.
Порядок контроля за нормативными документами, поступающими от федеральных органов государственной власти, а также за указами, распоряжениями и постановлениями Президента и Правительства Республики Бурятия определяется Контрольным управлением президента.
Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях начиная с даты его подписания. Конечная дата исполнения указывается в документе. Если срок поручения не определен, то он устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок.
В тех случаях, когда исполнение документа поручается нескольким исполнителям, координирует и направляет работу должностное лицо (отдел), указанное в резолюции первым. Остальные исполнители заблаговременно информируют его о результатах проделанной работы и на итоговом (обобщенном) документе ставят свою визу.
При исполнении документов, по которым необходимо информировать, дать ответ организации, отделы готовят и подписывают информацию, ответ у Президента, а в его отсутствие - у заместителя Председателя Правительства не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока.
Если документы, резолюции к ним, поручения не могут быть исполнены в установленный срок, то до его истечения исполнитель обязан письменно или устно согласовать с лицом, давшим поручение, возможный окончательный срок их исполнения. В тех случаях, когда продление срока исполнения согласовывается устно, на листе для резолюции или на документе указывается новая дата исполнения и с кем она согласована. Запись заверяется подписью руководителя управления, отдела. Новый контрольный срок сообщается в общий отдел.
Документы с поручениями снимаются с контроля и списываются "В дело" резолюцией должностного лица, давшего поручение.
Если об исполнении доложено устно, начальник управления, заведующий отделом на документе указывают, когда и кому доложено, делает пометку "В дело", ставит подпись и дату.
Документы, направленные на рассмотрение в отделы без резолюции Президента, снимаются с контроля и списываются "в дело" зав. отделами.
В случае если по документу с поручением необходимо подготовить письменный ответ, то отдельная справка о его исполнении не составляется. Основанием для снятия с контроля документа является подписанный ответ.
Исполненные и оформленные документы передаются в канцелярию, которая снимает документ с контроля.
VI. Порядок работы с секретными документами
Секретные документы в Аппарате Президента и Правительства принимаются и учитываются спецчастью общего отдела отдельно от других материалов, журналы их учета заполняются с указанием степени секретности. Исполнителям и адресатам они выдаются на необходимый для работы срок под личную расписку в журнале учета. После исполнения или по истечении надобности документы подлежат возврату в спецчасть общего отдела. Секретные документы возвращаются под личную расписку работника спецчасти в журнале учета.
Материалы и документы, содержащие секретные сведения, из отдела в отдел, от сотрудника к сотруднику внутри отдела передаются только через спецчасть общего отдела.
Документы в Аппарате Президента и Правительства, содержащие государственную тайну, а также сведения, преждевременное разглашение которых может причинить ущерб интересам государства, республики, являются секретными. На них в зависимости от степени секретности сведений в правом верхнем углу проставляются грифы "Совершенно секретно", "Секретно", экз. № ___.
На некоторых документах, имеющих нормативный, справочный и информационный характер, может ставиться пометка "Для служебного пользования".
Пределы необходимой секретности, сроки действия грифов секретности документов и ограничений на использование содержащихся в них сведений определяют исполнители.
Секретные документы хранятся в опечатываемых сейфах или металлических шкафах, каждый из которых должен иметь два ключа: один выдается под расписку работнику, другой в опечатанном виде хранится в спецчасти.
При отсутствии соответствующих условий хранения у исполнителей секретные документы в конце рабочего дня должны быть сданы в спецчасть.
Сейфы и металлические шкафы могут быть вскрыты с разрешения заведующего отделом или лица, его замещающего, в присутствии работника спецчасти общего отдела. На изъятые документы составляется опись с указанием их наименований, регистрационных (учетных) номеров и дат, после чего сейф или металлический шкаф опечатывается работником спецчасти. Один экземпляр описи оставляется в сейфе.
Специальные тетради для записей секретного характера выдаются спецчастью под расписку и хранятся на правах секретных документов. На последнем листе тетради делается заверительная надпись о количестве пронумерованных в ней листов, которая подписывается заведующим общим отделом.
Об утере секретного документа докладывается начальнику общего отдела и Управляющему Делами, которые принимают меры к розыску документа. Если после этого документ не будет найден, факт утраты докладывается Президенту - Председателю Правительства.
Спецчасть каждые полгода проводит сверку наличия находящихся на учете секретных документов и проверяет соблюдение установленного порядка работы с ними. Результаты оформляются справкой и докладываются начальнику общего отдела.
Секретные материалы печатаются только в машинописном бюро и спецчасти общего отдела и во Втором отделе аппарата.
Отпечатанные секретные материалы вместе с рукописью исполнитель получает в машинописном бюро под расписку в журнале. Откорректированный, завизированный и подписанный документ исполнитель передает для регистрации в спецчасть вместе с рукописью.
Размножение секретных документов осуществляется только в кабинете множительной техники общего отдела с разрешения Управляющего Делами, начальника общего отдела, начальника Второго отдела и зав. спецчастью. Размноженные экземпляры документа выдаются исполнителям под расписку.
При поступлении на работу в Аппарат Президента и Правительства каждый сотрудник знакомится с требованиями Инструкции по работе с секретными документами и берет на себя обязательство о неразглашении государственных секретов и служебных тайн, которые могут быть известны ему по служебным обязанностям. Обязательство оформляется соответствующей распиской в спецчасти.
При работе с секретными материалами сотрудники аппарата обязаны:
- проявлять высокую бдительность и строго сохранять служебную и государственную тайну;
- выполнять установленные правила учета, хранения, подготовки, оформления, рассмотрения документов и обращения с ними;
- всякого рода записи секретного характера производить в рабочих тетрадях и специальных блокнотах;
- запрещается знакомить с секретными документами сотрудников, не имеющих прямого отношения к этим документам, и давать какие - либо справки или сведения секретного характера;
- секретные документы другим лицам передавать только через спецчасть, работа с секретными документами выполняется в зданиях Аппарата Президента и Правительства;
- секретные документы, необходимые для работы в командировке, пересылать по соответствующему адресу через спецчасть. По окончании командировки секретные документы возвращаются обратно спецсвязью.
При отправке секретных документов на пакетах проставляется соответствующий гриф секретности, подпись работника, конвертовавшего документ, и печать "Для пакетов". Пакеты прошиваются и опечатываются в центре сургучной печатью или бумажной наклейкой с оттиском печати "Для пакетов", сверху которой накладывается слой силикатного клея. Корреспонденция пересылается через спец- или фельдсвязь.
VII. Оформление поручений
Проекты поручений Президента - Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства Республики Бурятия по поступившим документам и письмам граждан готовятся ответственными работниками подразделений Аппарата.
Поручения печатаются на бланках установленной формы, излагаются лаконично с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и сроков исполнения.
На поручении указываются номер и дата документа, к которому он принадлежит. Подписанное поручение с документом передается подразделениям Аппарата, должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляется подлинник поручения, другим - его копии. Копии поручений направляются организациям, должностным лицам, на обращения которых даны поручения.
